Internal Audit Bukan Ajang Cari Musuh! Bongkar Masalah, Bukan Cari Kesalahan Orang

Oleh: Arif Ndaay (Editor UMKM & Etika Bisnis)

Assalamu’alaikum, Sobat TerangRaya yang semoga hatinya bersih dari sifat dengki dan sombong, terutama pas lagi megang pulpen audit.

Gue Arif Ndaay. Dulu pas zaman gue masih hidup di komunitas punk, solidaritas itu harga mati. Kalau ada temen yang salah, kita rangkul, kita kasih tau caranya bener. Bukan malah kita teriak-teriakin di depan umum biar dia malu. Kita sebut itu “menjaga circle”.

lihat juga : Kelas Mastery of Reverse Osmosis: Rahasia Efisiensi RO: Tekan Biaya Listrik & Kimia

Nah, pas gue masuk dunia profesional, gue kaget liat kelakuan orang-orang pas musim Internal Audit QHSE. Suasananya mencekam kayak mau perang. Departemen Produksi masang muka masam. Departemen HRD ngumpetin berkas. Si Auditor dateng bawa checklist kayak bawa pistol, matanya jelalatan nyari siapa yang nggak pake helm atau siapa yang lupa tanda tangan form.

Pas nemu kesalahan, si Auditor senyum puas, “Haa! Kena lo! Temuan Mayor!”. Woy! Sadar diri, Sob! Lo itu lagi audit sistem, bukan lagi razia narkoba. Tujuan utama Internal Audit QHSE adalah Continuous Improvement (Perbaikan Berkelanjutan). Tujuannya nyari “Lubang” di kapal biar bisa ditambal, bukan nyari “Siapa yang ngelubangin” buat dilempar ke laut.

Hari ini gue mau ajak lo tobat. Ubah mindset “Polisi India” lo jadi mindset “Dokter”. Kita bedah gimana caranya melakukan audit yang elegan, solutif, dan nggak bikin lo dimusuhin satu pabrik.

Mindset Dokter: Diagnosa, Bukan Vonis

Coba lo bayangin lo ke dokter. “Dok, perut saya sakit.” Apakah dokter bakal marah-marah? “Dasar bodoh! Makanya jangan makan pedes! Salah kamu ini!” Enggak kan? Dokter bakal nanya, “Makan apa tadi? Sejak kapan sakitnya?” Dia nyari Root Cause (Akar Masalah) buat ngasih resep obat.

Nah, Internal Audit QHSE harusnya kayak gitu. Saat lo nemu ada prosedur yang dilanggar, jangan langsung nuduh operatornya males. Tanya pake Teknik Audit ISO 19011: Kenapa prosedur dilanggar?

• Apakah prosedurnya ribet dan nggak masuk akal?

• Apakah alatnya rusak?

• Apakah operatornya belum di-training?

Bisa jadi operator itu nggak salah, Sob. Bisa jadi sistemnya yang memaksa dia buat salah. Kalau lo cuma fokus nyalahin orang (Person-based), masalahnya nggak bakal kelar. Besok bakal kejadian lagi. Tapi kalau lo fokus ke sistem (System-based), lo menyelamatkan perusahaan. Inilah esensi dari Internal Audit QHSE yang sebenernya.

Kitab Suci Auditor: ISO 19011

Banyak auditor internal dadakan yang modalnya cuma “sotoy”. Nggak punya dasar ilmu, cuma modal dikasih surat tugas sama bos. Padahal, ada kitab sucinya, Bro. Namanya ISO 19011 (Panduan Audit Sistem Manajemen).

Dalam Teknik Audit ISO 19011, diajarin prinsip-prinsip kayak:

1. Integritas: Jujur tapi nggak kaku.

2. Penyampaian yang Objektif: Ngomong pake data, bukan pake “Kayaknya” atau “Perasaan saya”.

3. Pendekatan Berbasis Bukti: Lo nggak boleh nulis temuan kalau nggak ada bukti (dokumen, rekaman, atau observasi).

Kalau lo menguasai Teknik Audit ISO 19011, lo nggak bakal jadi auditor yang rese. Lo bakal nanya dengan sopan, “Boleh saya liat buktinya, Pak?” bukan “Mana datanya! Cepetan!”. Bahasa tubuh dan intonasi itu penting. Ingat, auditee (orang yang diaudit) itu lagi tegang. Kalau lo galak, mereka bakal defensif. Kalau mereka defensif, mereka bakal bohong. Dan kalau mereka bohong, Internal Audit QHSE lo gagal total karena data yang lo dapet sampah.

Senjata Anti Melenceng: Checklist Terintegrasi

Kesalahan auditor pemula lainnya adalah: Nanya ngalor-ngidul nggak jelas arahnya. Lagi audit Quality, tiba-tiba nanya soal sampah B3. Lagi audit Safety, tiba-tiba nanya soal target penjualan. Bikin pusing, Bro!

Makanya, lo wajib punya peta jalan yang namanya Checklist Audit Terintegrasi. Kenapa terintegrasi? Karena zaman sekarang standar itu digabung (QHSE: ISO 9001, 14001, 45001). Dengan Checklist Audit Terintegrasi, lo bisa menghemat waktu. Sekali jalan ke lapangan, lo bisa cek aspek mutu, lingkungan, dan K3 sekaligus.

Checklist ini fungsinya buat ngerem mulut lo biar nggak nanya hal-hal di luar konteks. “Oke, Pak. Sesuai Checklist Audit Terintegrasi poin 4.2, bagaimana Bapak mengidentifikasi kebutuhan stakeholder?” Fokus. Tajam. Efisien. Auditee juga seneng karena pertanyaannya jelas dan terstruktur. Nggak ada drama “jebakan betmen”.

lihat juga : Kursus Mastery of Reverse Osmosis: Membran RO Lo Jebol Mulu? Ini Kitab Suci Troubleshooting

Kompetensi Auditor: Jangan Malu-maluin Profesi

“Bang, gue udah ikut audit, tapi kok malah gue yang didebat balik sama manajer produksi? Gue jadi kicep.” Nah, itu tandanya Kompetensi Auditor Internal lo masih cetek. Lo mau ngaudit manajer yang udah kerja 20 tahun, tapi lo sendiri nggak paham proses produksinya? Ya diketawain lah!

Meningkatkan Kompetensi Auditor Internal itu wajib hukumnya. Lo harus paham proses bisnis perusahaan lo. Lo harus update sama regulasi terbaru. Dan yang paling penting, lo harus punya Soft Skill komunikasi.

Auditor yang punya Kompetensi Auditor Internal tinggi itu bisa membuat suasana audit jadi diskusi yang asik. “Pak, saya liat di sini reject rate naik. Kira-kira ada kendala apa ya? Ada yang bisa sistem bantu?” Liat bedanya? Lo memposisikan diri sebagai Partner, bukan sebagai Punisher. Departemen lain bakal respek sama lo. Mereka bakal curhat masalah sebenernya. Dan dari situlah Internal Audit QHSE menghasilkan perbaikan nyata.

Bongkar Masalah, Cari Solusi, Bukan Cari Kambing Hitam

Sobat, di akhir audit, lo bakal bikin Laporan Ketidaksesuaian (NC Report). Tolong banget, di kolom “Akar Masalah”, jangan tulis: “Karyawan kurang teliti”. Itu jawaban sampah! Itu bukan akar masalah. Gali lagi pake metode 5 Why atau Fishbone. Kenapa kurang teliti? Karena lelah. Kenapa lelah? Karena overtime. Kenapa overtime? Karena perencanaan produksi berantakan. NAH! Itu dia akar masalahnya: Perencanaan Produksi.

Kalau lo bisa nemuin itu, lo hebat. Dengan menerapkan Teknik Audit ISO 19011 dan menggunakan Checklist Audit Terintegrasi, lo membantu manajemen melihat borok yang selama ini ketutup plester. Lo menyelamatkan perusahaan dari kerugian jangka panjang.

Kesimpulan: Jadilah Auditor yang Dirindukan

Sobat TerangRaya, ubah image auditor internal mulai dari diri lo sendiri. Jadilah auditor yang kedatangannya ditunggu karena membawa solusi, bukan auditor yang kedatangannya bikin orang pengen resign.

Ingat, kita semua satu perahu. Kalau perahu bocor, kita semua tenggelam. Internal Audit QHSE adalah cara kita ngecek kebocoran itu bareng-bareng. Jangan pake ego. Pake hati dan otak.

Langsung aja sikat ilmunya di link bawah ini:

Hubungi Admin Terangraya.com ya sob!

Kalau lo ngerasa ilmu audit lo masih “bar-bar”, atau lo bingung cara bikin Checklist Audit Terintegrasi yang bener, mending lo sekolah lagi. Jangan modal nekat. Salah audit bisa bikin suasana kantor jadi toxic.

lihat juga : Webinar Mastery of Reverse Osmosis: Jangan Cuma Jadi Tukang Ganti Membran

Ada pelatihan khusus yang nyetak auditor-auditor internal berkelas. Yang diajarin bukan cuma pasal-pasal ISO, tapi juga psikologi audit dan teknik komunikasi persuasif. Lo bakal diajarin gimana caranya ningkatin Kompetensi Auditor Internal lo sampe level dewa.

Yuk, jadi auditor yang nyebelin (nyenengin, benerin, dan disiplin). Wassalamu’alaikum. Salam Improvement, Salam Lestari!